Offentlig handling

Tryckfrihetsförordningen är en av Sveriges grundlagar. Den ger dig bland annat en unik insyn i Sveriges offentliga verksamhet, vilket kallas för offentlighetsprincipen.

Syftet är att ge insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och anställda sköter kommunen. På så sätt har du också möjlighet att påverka verksamheten. Rättigheten har i princip funnits i Sveriges sedan år 1766. Den är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle.

Vad är allmänna handlingar?

En handling kan beskrivas som någonting som innehåller någon form av information. Hit räknas bland annat brev, protokoll, kartmaterial, underlag för beslut, ansökningshandlingar och beslut. Det kan även handla om e-post, video- och bandupptagningar.

En handling kan vara allmän, eller inte. Exempel på handlingar som inte är allmänna är personalens interna arbetsmaterial eller minnesanteckningar.

Enligt lagen är en handling allmän när den har kommit in till kommunen, när den förvaras där eller har skapats där.

Vad är en offentlig handling?

Allmänna handlingar kan vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Det betyder att alla har rätt att läsa dem.

Vad innebär sekretess?

I dagligt tal säger vi hemliga handlingar, när vi menar sekretessbelagda handlingar. Syftet med sekretessen är till exempel att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten eller skolan, eller att skydda kommunen eller kommunens affärspartner i ekonomiska ärenden.

Offentlighets- och sekretesslagen anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Så om någon skickar ett brev till kommunen och skriver hemligt, förtroligt eller konfidentiellt på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det.

Att tänka på

All kommunikation med kommunen blir en allmän handling. Det gäller oavsett om du skickar brev, fax, e-post eller annat. Det gäller även oavsett vilken del av verksamheten du vänder dig till, exempelvis förskola, skola, äldreboende och LSS-boende. Det innebär att andra kan läsa det du kommunicerat, om det inte omfattas av sekretess.

Man kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstepersoner eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att brevet diarieförs hos kommunens registrator.

Var finns handlingarna?

Kommunen måste förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att de lätt kan hittas. Allmänna handlingar som ska diarieföras registreras i diarier som är offentliga och som alla kan begära utdrag ur. I kommunarkivet förvaras avslutade diarieförda ärenden och kommunens övriga allmänna handlingar. Kommunarkivet svarar för att det sker enligt arkivlagen.

Du får vara anonym

Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna, offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga om detta. Då handlingen omfattas av sekretess, kan det dock vara nödvändigt att veta vem som vill ha en handling, och i vilket syfte, för att avgöra om handlingen ändå kan lämnas ut. I sådana fall frågar kommunen efter dessa uppgifter.

Hur kan jag få se handlingar?

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut skyndsamt. I princip innebär detta att om handlingen på ett enkelt sätt kan tas fram vid ett personligt besök bör du få den med en gång. Det går också att beställa handlingar per telefon, brev eller e-post.

Får jag ta med dem hem?

Nej, men du kan läsa handlingarna på plats, skriva av dem eller be att få kopior och ta med sig. Särskilda avgifter gäller för kopiering.

Kan jag få handlingar via e-post?

Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post, Men om du som begär handlingen vill ha det på e-post får du oftast det. Rör det stora mängder handlingar eller om de inte finns digitalt kan du ibland dock få dem på annat sätt.

Du kan klaga

Om man tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen. Om du däremot nekas att ta del av en handling, ska du enligt lag få ett skriftligt besked om det. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos Kammarrätten i Jönköping.

Vart vänder jag mig?

För pågående, diarieförda ärenden ska du kontakta ansvarig registrator via Vårgårda kommuns Växel. För avslutade, diarieförda ärenden och kommunens övriga allmänna handlingar ska du kontakta Vårgårdas kommunarkiv.