Mötesteknik

Som politiker är det mycket att ha koll på. Här följer en sammanställning av hur det är att vara på ett sammanträde som förtroendevald.

Initiativrätt – rätten att väcka ärenden

Ledamöter i fullmäktige har rätt att väcka motioner, ställa interpellationer och frågor i kommunfullmäktige.
Ledamöter och tjänstgörande ersättare i nämnder och kommunstyrelsen har rätt att väcka ärenden under sammanträden i nämnden eller styrelsen. Det betyder däremot inte att ärendet måste avgöras under samma sammanträde. Det kan behöva beredas och tas upp till beslut på ett senare sammanträde.

Närvarorätt – rätten för utomstående förtroendevalda att närvara vid nämnders sammanträden

Kommunfullmäktige får besluta att en förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i en viss nämnd ska få närvara vid den nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Dock inte i besluten.
Det är ett sätt för fullmäktige att se till de mindre partiernas intressen hörs.

Utomståendes skyldighet att lämna upplysningar till kommunfullmäktige

Ordföranden och vice ordförandena i en nämnd, revisorerna och de anställda i kommunen är skyldiga att lämna upplysningar vid fullmäktiges sammanträden om fullmäktige begär det.
Samt om det inte finns något hinder för det på grund av sekretess enligt lag.

Sammanträden

Kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna bestämmer tid och plats för sina sammanträden. Detta görs i slutet av föregående år och en sammanträdeskalender sammanställs. Sammanträde ska även hållas om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det, eller om ordföranden anser att det behövs.

Gällande kommunfullmäktige ska sammanträde också hållas om minst en tredjedel av ledamöterna eller kommunstyrelsen begär det eller om ordföranden anser att det behövs.

Öppna eller slutna sammanträden

Kommunfullmäktiges sammanträden ska vara offentliga.
Kommunstyrelsens och nämndernas sammanträden hålls däremot som princip bakom stängda dörrar. Nämnden kan besluta om att deras sammanträde, eller en del av sammanträdet ska vara offentligt.

En nämnds sammanträde ska däremot alltid hållas bakom stängda dörrar om det ärende som behandlas handlar om myndighetsutövning, eller om det finns uppgifter i ärendet som innefattas av sekretess.

Ersättare

Ersättare som inte tjänstgör vid sammanträden har rätt att närvara och ska därför meddelas om tid och plats.
Ersättare i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige som ej tjänstgör har yttranderätt under sammanträdena.

Växeltjänstgöring

En ledamot som kommer till ett pågående sammanträde där en ersättare redan har trätt in och tjänstgör, har rätt att gå in och tjänstgöra.
Den ordinarie ledamoten bör låta ersättaren fortsätta sin tjänstgöring till dess att beslut fattats i pågående ärende. Därefter kan den ordinarie ledamoten gå in och ta sin plats.

Har en ledamot avbrutit sin tjänstgöring under sammanträdets gång får ledamoten inte komma tillbaka och fortsätta sin tjänstgöring senare under sammanträdet efter en stunds frånvaro. Det enda undantaget är om ledamoten inte fått delta i behandlingen av ett ärende på grund av jäv.

Ordföranden ska alltid kontrollera att ledamoten verkligen avbrutit sin tjänstgöring innan en ersättare kallas in. Det är tillåtet att tillfälligt lämna sammanträdesrummet för exempelvis toalettbesök.

Överläggning och beslut

När de politiska diskussionerna har avslutats lägger ordföranden fram förslagen till beslut, så kallade yrkanden. Yrkanden ska vara formulerade så att de kan besvaras ja eller nej.

Ordförande börjar med att gå igenom de yrkanden som lagts fram under överläggningen för att kontrollera att de uppfattats korrekt. När detta konstaterats får yrkandena inte ändras eller tas tillbaka, om inte fullmäktige/styrelsen/nämnden är överens om att tillåta det. Om det finns fler än ett yrkande ska ordföranden ställa dessa i en proposition, en slags omröstningsordning.

Yrkanden och propositionsordning

Yrkanden kan delas upp i två kategorier. Den första är formella yrkanden som innebär att ärendets hantering eller beslutsgång påverkas. Exempelvis återremiss och bordläggning.

Den andra kategorin är sakyrkanden som innebär att man beslutar i ärendet enligt den normala beslutsgången men att man ändrar, lägger till, bifaller eller avslår. Sakyrkanden är alltså faktiska ändringar av förslaget på beslut.

Det är viktigt att de olika typerna av yrkanden behandlas var för sig i en propositionsordning. Detta så att inte ett sakyrkande ställs mot ett formellt yrkande. Om båda typerna av yrkanden ställts under samma ärende är det viktigt att först pröva de formella yrkandena eftersom de kan påverka beslutsgången och ärendet kanske inte ens kommer att avgöras under pågående sammanträde.

Yrkande om bordläggning och återremiss i samma ärende

Om det både finns ett yrkande om bordläggning och ett om återremiss så är rekommendationen att först ställa frågan om återremiss under proposition.

Om bordläggningsyrkandet hanteras först, finns en risk för att ärendet återremitteras då det återkommer efter att det bordlagts. Om det händer innebär det att beslutet kan fördröjas ytterligare en tid.

Begäran om omröstning – votering

En ledamot har rätt att be om omröstning om han eller hon tycker att beslutet ska avgöras på sådant sätt. Omröstningen avgörs genom enkel majoritet. Om det bli lika röstetal så har ordföranden utslagsröst. Om omröstning begärs ska det ske öppet utom i ärenden som behandlar val eller anställning av personal.

Rätten att rösta och att avstå från att rösta

Varje ledamot har en röst.

En ledamot har rätt att avstå från att delta i omröstning eller beslut i ett ärende.

En ledamot som avstår från att delta i ett beslut ska anmäla det till ordföranden innan beslut i ärendet fattas.

Det finns två undantag från huvudregeln. Det första är ordföranden som alltid är skyldig att rösta när det behövs för att ärendet ska kunna avgöras, det vill säga för att undvika att det blir lika antal röster. Det andra undantaget är om ärendet rör sig om myndighetsutövning mot enskild, då måste alla ledamöter delta i beslutet. Alla ledamöter som tjänstgör under handläggningen i ärendet måste även delta i beslutet.

Reservationer

Alla ledamöter som har deltagit i ett beslut får reservera sig mot beslutet.
Ledamoten måste inte ha yrkat på något annat förslag för att ha rätt att reservera sig mot beslutet. Reservationer ska anmälas innan sammanträdet avslutas. Anledningen till att reservera sig är att markera att man har en mening som avviker mot majoriteten.

I de fall då straffansvar eller revisionsansvar kan bli aktuellt kan en reservation innebära att den som har reserverat sig också kan befrias från eventuellt juridiskt ansvar för beslutet.

Motivering görs skriftligt

Om en ledamot vill motivera sin reservation i ett beslut ska det göras skriftligt. Motiveringen ska lämnas in till sammanträdets sekreterare före den tidpunkt när protokolljustering beslutats ske.

Juridiskt har den skriftliga reservationen ingen betydelse, den är bara en motivering till den reservation som angetts i protokollet. Det är reservationen i protokollet som är juridiskt bindande.

Protokoll

Vid ett sammanträde ska protokoll föras och det finns regler för form och innehåll.

Justering

Det är ordföranden som har ansvar för att bestämma tid och plats för justering. Justerare ska skriva under protokollets första sida och signera varje sida av protokollet. Protokollet ska justeras av ordföranden samt en eller flera ledamöter.

Omedelbar justering/direktjustering

Om fullmäktige/styrelsen/nämnden bestämmer att en paragraf ska justeras omedelbart så bör paragrafen redovisas skriftligt innan sammanträdet avslutas och paragrafen justeras. Om det inte är möjligt ska beslutstexten läsas upp av ordföranden.

Justeringens lagliga betydelse

En förutsättning för att de beslut som tas upp i ett protokoll ska få verkställas är att protokollet justeras.

Anslag om protokolljustering ska vara uppsatt på kommunens anslagstavla under hela klagotiden vilken är tre veckor sedan anslaget satts upp. Om anslaget tas ned innan klagotiden löpt ut innebär regeln att beslutet inte vinner laga kraft och kan komma att överklagas även efter att tre veckor har gått.

Jävsregler

Jäv innebär att en ledamot har ett intresse i ett ärende som på ett eller annat sätt kan påverka hans eller hennes ställningstagande. Jäv gäller alla ärenden och inte bara för ärenden som handlar om myndighetsutövning.
Den som känner till en omständighet som skulle kunna utgöra jäv mot den egna personen ska självmant ge det tillkänna.

Jäv anmäls till ordföranden, antingen innan sammanträdet påbörjats eller under pågående sammanträde, innan handläggning och beslut av ärendet där jäv kan vara aktuellt.

Kriterier för jäv

En förtroendevald är jävig om:

• Saken angår en själv, make/maka, sambo, förälder, barn, syskon eller annan närstående.
• Ledamoten eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta särskild skada eller nytta av ärendets utgång.
• Ärendet rör tillsyn av sådan kommunal verksamhet som ledamoten själv är knuten till.
• Om ledamoten har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken.
• Om det i övrigt finns någon särskild omständighet som kan rubba förtroendet till ledamotens opartiskhet i ärendet.
• Om sammanträdet förs bakom stängda dörrar ska den jävige ledamoten lämna lokalen.

Beslut om jävig ledamot

Normalt sett behövs inget beslut när en jävssituation uppstår eftersom den jävige själv anmäler jäv i ärendet. Ett formellt beslut behövs däremot i de fall som en ledamot utpekas som jävig och inte själv anser sig vara det.

Jäv och förtroendevalda revisorer

En förtroendevald revisor ska följa de jävsregler som gäller för en ledamot i nämnd. Har det uppstått en fråga om jäv mot någon av de förtroendevalda revisorerna så ska övriga revisorer besluta tillsammans i frågan. Är revisorerna ej beslutsföra utan det jävet gäller får denne delta i prövningen av jävsfrågan.

Jävsfrågan för ledamöter i kommunalägda aktiebolag

När en nämnd, styrelse eller fullmäktige behandlar ett ärende som berör ett aktiebolag där kommunen äger minst hälften av aktierna så bedöms inte en ledamot vara jävig enbart på den grund att denna även är ställföreträdare för bolaget.

Samma regler gäller för en stiftelse där kommunen utser minst hälften av ledamöterna.

Dubbla engagemang

Kommunen är ett politikerstyrt beslutssystem som bygger på frivillighet. Lagen ska inte vara så inskränkande att det hindrar människor som är engagerade i exempelvis föreningsliv att ta på sig ett kommunalt förtroendeuppdrag.

Om en person som företräder kommunen vid en förhandling med en organisation, tillhör eller har tillhört den aktuella organisationen, anses det inte finnas risk för jäv.

Däremot bedöms personen som jävig om personen sitter eller har suttit i organisationens styrelse.

En ledamot bedöms inte vara jävig vid handläggningen av ett ärende i en nämnd enbart på den grund att ledamoten tidigare deltagit i handläggningen av samma ärende i en annan nämnd.

Bordläggning och återremiss

Bordläggning betyder att ärendet skjuts upp utan att det bereds mer till nästa gång det tas upp.

Återremiss är ett beslut om att sända tillbaka ett ärende till det beredande organet för fortsatt beredning.

Kriterier för bordläggning och återremiss

Ett ärende ska bordläggas eller återremitteras om det begärs av minst en tredjedel av ledamöterna när det gäller kommunfullmäktige. För kommunstyrelse och nämnder gäller enkel majoritet. En återremiss ska alltid motiveras så att det beredande organet vet vad som behöver beredas mer innan det skickar upp ärendet igen.

Minoritetsåterremiss

En minoritet kan begära återremiss. Den rätten finns för att stärka de demokratiska beslutsprocesserna. Beslut om minoritetsåterremiss ska motiveras för att tydliggöra vad det beredande organet ska utreda.

För att hindra att en minoritet förhalar och försvårar beslutsprocessen är det majoriteten som avgör omfattningen och tidsaspekten av utredningen som ska genomföras.

En minoritetsåterremiss kräver att minst en tredjedel av ledamöterna röstar för återremiss. En minoritetsåterremiss kan endast begäras och beslutas en gång per ärende och instans.

Kollision mellan lagstadgad tidsfrist och bordläggning

Det kan uppstå kollisioner mellan bordläggning och de lagkrav som finns på att ärenden ska handläggas inom viss tid. Det kan också finnas andra skäl än rent juridiska till att ett bordlagt ärende är brådskande.
Därför finns möjligheten att förlänga ett sammanträde, att besluta om fortsatt sammanträde samt kalla till extra sammanträde.