Diarium, handlingar och sekretess

I diariet finns handlingar som kommer in till eller som upprättas av kommunen.

Handlingar registreras så snart de kommer in till kommunen eller när kommunen börjar arbeta med ett ärende. I kommunens diarium kan det därför finnas handlingar som vi fortfarande arbetar med och som därför inte är allmänna handlingar ännu. Alla handlingar registreras inte i kommunstyrelsens diarium utan är ordnade eller registrerade på annat sätt.

Begäran om allmän handling

När du kontaktar kommunen och begär ut handlingar gör handläggaren en bedömning om handlingen är allmän. Handläggaren gör också en bedömning om handlingen är offentlig eller skyddad av sekretess, så kallad hemlig.

Alla har rätt att ta del av allmänna handlingar som är offentliga och vi behandlar din förfrågan omgående.

Rätt till insyn

Inom den kommunala verksamheten produceras mängder med handlingar, protokoll, beslut, betyg, gamla bilder och mycket mer. Många av handlingarna är så kallade allmänna handlingar och utgör kommunens arkiv.

Enligt offentlighetsprincipen har allmänheten rätt till insyn genom att ta del av allmänna handlingar som är offentliga. Du har rätt att läsa och ta del av de flesta handlingarna, utom de handlingar vars innehåll skyddas av offentlighets- och sekretesslagen.

Regler för sekretess

Det finns ett antal lagar som styr och påverkar diarieföringsprocessen. Offentlighetsprincipens giltighet anges i tryckfrihetsförordningen, som är en av grundlagarna. Den anger att allmänna handlingar ska vara offentliga om inte undantag har angetts i lag.

Den lag som i huvudsak anger sådana sekretessundantag är offentlighets- och sekretesslagen. I offentlighets- och sekretesslagen hittar du regler om sekretess, men också mer specifika regler om diarieföring. Vissa ärenden och handlingar kan undantas från offentlighet enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Det finns också regler i dataskyddsförordningen och i lagen med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning som gör att vissa uppgifter om enskilda personer behöver strykas innan en handling lämnas ut.

Ordnad form

Det kan vara så att handlingar inte finnsi diariet utan i annat verksamhetssystem eller i en databas, lagringsplats osv. Vi hjälper dig vid en begäran att hitta det som eftersökes.